Sesiones guardadas #
La herramienta de sesiones guardadas permite:
- Recuperar planificaciones anteriores sin tener que volver a importar datos. (Recuerda que debes tener activa la configuración de unir entregas planificadas con sesiones guardadas)
- Simular rutas con cambios de horarios, entregas o carga, sin afectar la operativa real.
- Anticipar el reparto diario, generando previsiones de carga y uso de vehículos incluso antes de recibir todos los pedidos.
Es ideal tanto para empresas con múltiples cortes de pedido como para aquellas que planifican todo de una sola vez.
Guardar sesión #
La plataforma permite guardar sesiones de planificación, tanto de forma manual como automática. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para combinar planificaciones previas con la planificación definitiva, algo habitual en empresas que trabajan con cortes de pedidos.
De este modo, los pedidos pueden enviarse a Polpoo tantas veces como sea necesario para preplanificarlos, devolverlos al ERP y, posteriormente, recuperar la sesión guardada para integrarla con los nuevos pedidos enviados. Esto permite consolidar la planificación previa con los pedidos finales de forma ágil y sin rehacer el trabajo.
Para poder activar el guardado de sesión automático se debe acceder a la configuración de la cuenta y en la sección de configuraciones del Planificador, en el desplegable seleccionar la opción Automatizaciones. Y activar la primera configuración «Guardar sesión automático«, esto permitirá que cada vez que se planifique en el planificador, se guardarán los cambios de manera automática.
Herramienta de dibujo #
La herramienta de dibujo permite seleccionar clientes directamente sobre el mapa agrupándolos por zona geográfica. Con un simple clic, puedes asignar esos puntos a una nueva ruta, a una ruta existente o crear una zona de carga/descarga.
¿Qué permite la herramienta?
- Agrupar clientes por zonas geográficas (como mercados o polígonos).
- Asignar todos esos puntos a una ruta nueva, una ruta existente o a una zona de carga y descarga.
¿Cómo usarla?
- Activa el modo Dibujar en la esquina superior derecha del planificador.
- Clica para marcar el área (no arrastrar).
Selecciona la acción que desees: crear ruta, asignar a una ruta o crear zona de carga/descarga. En esta primera opción se puede asignar a una ruta existente la selección de puntos o generar una nueva ruta con los puntos seleccionados.
En esta segunda opción, se puede definir el tiempo de aparcamiento de los puntos seleccionados así como los días de servicio.
En esta tercera opción, se puede definir si los puntos seleccionados forman parte de una zona de carga y descarga o bien, si se quiere crear una nueva a partir de estos puntos.
Mover orden de clientes manual #
En el planificador encontrarás diversas herramientas que te permiten organizar y ajustar manualmente tus servicios de reparto, adaptándose fácilmente a las características y necesidades específicas de tu operación diaria.
¿Cómo mover o reordenar paradas?
- Selecciona varios clientes (con el check box) y muévelos en bloque a otra ruta o elimínalos.
- Arrastra clientes dentro de una misma ruta para modificar el orden de entrega.
- Optimiza la ruta a partir del punto deseado.
Usa el botón + Acciones para añadir manualmente nuevos clientes.
Detectar y corregir errores #
El planificador detecta automáticamente posibles errores durante la planificación, como horarios incompatibles o exceso de carga. Estos avisos se muestran claramente en el planificador mediante alertas visuales para que puedas corregirlos antes de continuar.
Las notificaciones de errores se muestran en la parte superior del planificador con un aviso en color rojo, permitiéndote identificarlas rápidamente y tomar acción antes de continuar con la planificación.
Posibles alertas:
- Ruta sin vehículo o chófer asignado.
- Exceso de peso o volumen.
- Horarios incompatibles.
- Clientes mal geolocalizados.
Antes de optimizar, asegúrate de:
- Los datos de clientes estén completos y éstos sean realistas.
- Que todos los puntos estén correctamente ubicados.
- Vehículos y chóferes estén asignados.
Herramienta de geolocalización #
La plataforma cuenta con una herramienta de geolocalización en tiempo real, que permite ubicar a los chóferes durante sus repartos. Gracias a esta funcionalidad, puedes anticiparte a posibles retrasos o incidencias y detectar paradas fuera de los puntos de entrega asignados, mejorando el control y la trazabilidad de toda la operación logística.
La funcionalidad de Geolocalización permite visualizar en tiempo real la ubicación exacta de los vehículos y chóferes en ruta. Desde esta vista puedes:
- Ver dónde se encuentra cada chófer sobre el mapa.
- Identificar si están en movimiento o detenidos.
- Detectar incidencias como demasiadas paradas (señaladas en rojo).
- Consultar rápidamente la lista de chóferes y su estado actual desde el panel lateral.
Esta herramienta es fundamental para realizar un seguimiento en vivo de las entregas y anticiparte a posibles retrasos o problemas operativos.
Carga de albaranes #
Desde el planificador puedes cargar los albaranes de cada servicio con el objetivo de visualizar las líneas de productos asociadas a cada entrega. Esto te permite conocer con detalle qué se está repartiendo y validar la información antes de ejecutar la ruta.
La carga de albaranes dependerá del tipo de integración que tenga tu empresa:
- Archivos CSV, XLSX o JSON manuales (cargar archivos)
- Integración automática mediante FTP (cargar desde nube)
- Conexión directa vía API (cargar desde nube)
Para poder acceder al detalle de los albaranes cargados, se debe acceder a la ficha del pedido y en la pestaña albarán se mostrarás los detalles del pedido, número del albarán y lineas de productos de los albaranes cargados.
Resumen de rutas #
El Planificador incluye una funcionalidad muy útil que permite abrir una nueva pestaña del navegador donde visualizar un resumen detallado de todas las rutas planificadas para el día pudiendo detectar rápidamente errores u omisiones antes de la asignación final. En esta tabla se visualiza las rutas que se están planificando a tiempo real, con el icono del cambio de sentido, podemos actualizar la información de las optimización que vamos haciendo en el mapa. Además, se puede descargar la información en formato tabla para poder tener resumidas y centralizadas todas las rutas.
¿Qué ofrece esta vista?
- Cantidad total de rutas cargadas y activas
- Vehículos asignados por ruta
- Chóferes asignados a cada reparto
- Observaciones específicas de cada ruta
- Requerimientos especiales (maquinaria, instrucciones, etc.)
- Indicador visual de rutas optimizadas o pendientes de ajustar
Esta vista tipo tabla resumen permite trabajar de forma segmentada, ordenada y visual, especialmente útil en entornos con gran volumen de pedidose ideal para logísticos que trabajen con más de una pantalla en el momento de la planificación.
Optimización y asignación de rutas #
Una vez volcados los pedidos en el planificador, puedes optimizarlas para que el sistema ordene automáticamente las paradas según criterios de distancia, horario, carga, tiempo, entre otras características configuradas previamente. Esta funcionalidad también ayuda a detectar incoherencias antes de la asignación.
Existen distintos tipos de optimización. Por un lado, la optimización simple de rutas ya estructuradas, para ello se deben seleccionar todas las rutas que se desean optimizar y seleccionar la opción:“Optimizar rutas” para que el sistema:
- Ordene las paradas por distancia, horario, carga, tiempo y otras especificaciones.
- Detecte incoherencias que puedas ajustar antes de asignar.
Si después de optimizar detectas errores (clientes fuera de horario, tiempos muertos…), haz ajustes y vuelve a optimizar.
Otro tipo de optimización es la de poder optimizar a partir de un punto determinado, donde la plataforma mantendrá el orden establecido en el primer bloque y re organizará a partir del punto indicado.
Una vez la ruta está optimizada:
- Haz clic en “Asignar rutas”.
- Si modificas una ruta ya asignada, puedes volver a asignarla si lo necesitas.
Si Polpoo detecta que la ruta ya existe, elige cómo quieres proceder (sobrescribir, crear una ruta nueva, descartarla, etc.)
Descargar rutas optimizadas al ERP #
Para poder devolver las rutas optimizadas el ERP y mantener el orden de reparto y preparar así las cargas de los vehículos, se debe seleccionar el icono de los tres puntos situado en la parte superior derecha y en el menú desplegable escoger la opción «Descargar rutas«.
A continuación, aparecerá una ventana donde se mostrarán seleccionadas las rutas que se van a devolver al ERP y además, se deberá seleccionar el formato de exportación en la descarga. Por defecto vendrá marcado siempre formato «Json«, en caso de estar integrado vía «API» se deberá seleccionar la opción «API» e indicar la fecha en la que se desea realizar dicha exportación. Este paso será explicado por los técnicos de Polpoo en el momento de la formación.
Imprimir rutas para la preparación de carga #
Para imprimir la hoja de carga de cada una de las rutas se debe tenerlas seleccionadas y en el menú superior derecho de los tres puntos, seleccionar la opción «imprimir» en el desplegable. A continuación se abrirá una ventana donde aparecerá el documento en formato pdf preparado en el orden de carga de los vehículos.
Existen dos opciones a configurar, formato simple o extenso según si se quiere sacar un resumen del total de rutas, clientes y kilómetros. Además, en caso cargar los albaranes desde el planificador, también tendrás la opción de incluir los productos en la descarga del documento de manera que tenga también el listado y las líneas de productos en cada uno de los clientes también ordenados para la preparación.
Errores comunes Planificador #
No puedo ver la localización del chófer #
Para que la posición del chófer aparezca correctamente en el mapa del Planificador, es imprescindible que se cumplan las siguientes condiciones:
- El dispositivo debe tener conexión activa a internet.
- La geolocalización del móvil debe estar activada.
- En los permisos del sistema, la app de Polpoo debe tener la ubicación configurada como “permitir siempre” y en modo de ubicación precisa.
Si, aun cumpliendo estos requisitos, la localización no se actualiza, solicita al chófer que realice una sincronización manual desde la app, ya que esto fuerza la actualización de datos con el servidor.
¿Por qué al optimizar los clientes los ubica en «Zona libre»? #
Es posible que tras la optimización te saque clientes de las rutas y los ubique en una ruta llamada «Zona libre«, esto se debe a qué
¿Por qué al optimizar me ha sacado clientes fuera de la ruta? #
Durante el proceso de optimización, el sistema puede excluir determinados clientes de una ruta cuando detecta que no es posible cumplir todas las restricciones operativas definidas.
Las causas más habituales son:
- Exceso de carga o capacidad del vehículo, que impide incluir todos los servicios en una misma ruta.
- Restricciones horarias del cliente, cuando la franja disponible no permite encajar la visita dentro del planning optimizado.
- Límite de jornada del chófer, si la suma de tiempos de desplazamiento y servicio supera el horario máximo configurado.
- Incompatibilidades geográficas, cuando la localización del cliente genera desviaciones que comprometen la eficiencia o el cumplimiento del resto de entregas.
La optimización prioriza siempre el cumplimiento de las restricciones configuradas (horarios, capacidades, tiempos y localización). Si algún servicio no puede ajustarse a estos parámetros, el sistema lo deja fuera de la ruta para evitar incumplimientos operativos.
¿Dónde puedo encontrar a los clientes sacados de la ruta? #
Cuando un cliente es excluido tras la optimización, puede localizarse en los siguientes apartados:
- Pestaña de “Errores pendientes”:
Aquí se agrupan los servicios que el sistema no ha podido planificar correctamente, ya sea por problemas de geolocalización, datos incompletos o restricciones que impiden su encaje dentro de la planificación. - Zona libre:
Si el motivo es exceso de carga, limitación horaria o incompatibilidad operativa, el cliente puede quedar en la zona libre para que el planificador lo reasigne manualmente a otra ruta.
Es recomendable revisar ambos apartados para identificar el motivo exacto de la exclusión antes de volver a planificar el servicio.
¿Por qué no me deja asignar una ruta? #
Si al intentar asignar una ruta el modal aparece vacío, es recomendable revisar primero el total de kilómetros calculados. Cuando el total de kilómetros es igual a 0, normalmente se debe a un problema en la geocodificación de alguna dirección de cliente.
Importante:
Esto no significa necesariamente que la dirección esté mal escrita para Google, sino que el sistema puede estar interpretándola de forma imprecisa y ubicándola demasiado lejos de su posición real. Esta discrepancia impide que se calculen correctamente las distancias y, en consecuencia, que se genere la ruta.
En estos casos, se recomienda:
- Revisar la dirección exacta del cliente.
- Validar la posición en el mapa.
- Ajustar manualmente la ubicación si es necesario.
- Volver a optimizar la ruta tras la corrección.
¿Por qué al optimizar me aparece «ruta sin solución»? #
Es posible que exista algún punto mal geolocalizado en el mapa. Te recomendamos alejar la vista del mapa (zoom out con el scroll del ratón) y comprobar lo siguiente:
- Que no haya ningún punto ubicado en otro país o continente.
- Que no exista ningún servicio situado en medio del mar.
- Que no haya un punto excesivamente alejado del resto de clientes de la ruta.
Un único punto mal geocodificado puede provocar que el sistema no encuentre una solución válida durante la optimización, ya que altera el cálculo de distancias y tiempos de forma significativa.
¿Por qué tengo activada la ruta multi viaje y solo se genera un único viaje aunque supere la capacidad? #
Es necesario comprobar si está activada la opción “Ignorar límite de capacidad”. Cuando esta opción está habilitada, el sistema permite que el vehículo supere la capacidad máxima configurada.
En consecuencia, la optimización no divide la ruta en varios viajes, sino que mantiene un único recorrido aunque exista sobrecarga. Si deseas que el sistema genere automáticamente varios viajes cuando se exceda la capacidad, deberás desactivar esta opción y volver a optimizar la ruta.
¿Por qué no me aparece «ruta sin capacidad» si sé que el camión puede asumir esos clientes? #
Lo más habitual es que exista una configuración incorrecta en los parámetros del vehículo dentro de Polpoo. Te recomendamos revisar en el maestro de vehículos los siguientes campos:
- Capacidad máxima en kg
- Volumen configurado
- Número máximo de cajas
- Configuración general del vehículo (restricciones activas, compartimentos, etc.)
Si alguno de estos valores no refleja la capacidad real del camión, el sistema puede no detectar correctamente la sobrecarga o no generar la alerta de “Ruta sin capacidad”. Tras realizar las correcciones, vuelve a optimizar la ruta para que el cálculo se actualice correctamente.
¿Cómo hago para que Polpoo tenga en cuenta las cajas en vez de la carga (kg) en la optimización? #
Puedes definir qué variable utilizará el sistema para calcular la capacidad del vehículo durante la optimización. Polpoo permite planificar en función de:
- Volumen (m3)
- Carga (kg)
- Número de cajas
Importante:
en cada optimización solo puede considerarse una única unidad de capacidad. No es posible combinar varias (por ejemplo, kg y cajas al mismo tiempo) sin embargo, si podrás verlo en el planificador para saber en todo momento el exceso de carga, volumen y cajas.
Si deseas que el sistema optimice en función del número de cajas, debes seleccionar esta opción en la Configuración > Planificador > Planificar rutas , actualizar la página y volver a ejecutar la optimización para que el cálculo se realice con ese criterio.
