La pantalla de seguimiento de viajes te permite controlar en tiempo real cómo se están ejecutando las rutas que has planificado. Aquí podrás ver si las entregas se están cumpliendo según lo previsto, detectar retrasos, incidencias o desvíos, y comprobar que todo esté funcionando correctamente.
Visualizar la tabla de seguimiento #
La tabla del seguimiento es tu panel de control principal durante el reparto. Aquí podrás ver, de un solo vistazo, todas las rutas activas del día y su estado actual. Cada fila representa una ruta y te ofrece información clave como:
- Nombre de la ruta (normalmente con zona o número identificativo)
- Vehículo asignado (matrícula)
- Chófer responsable
- Estado de la ruta: si está en curso, finalizada o pendiente de iniciar.
- Cantidad de clientes asignados a esa ruta.
- Horario de inicio y fin estimado.
- Nº de albaranes asociados.
- Indicadores de retrasos, incidencias y devoluciones.
Esta tabla es imprescindible para tener una visión clara y global del avance de tu operación logística en tiempo real.
Carga de albaranes #
En esta tabla, además de ver el progreso de la ruta, también es la pantalla a través de la cual se realiza la carga de albaranes y envases en caso de tenerlos integrados. Para la carga de albaranes hay que tener en cuenta el tipo de integración que se ha hecho:
- en caso de estar integrado, se debe seleccionar el icono «Cargar albarán» y en el desplegable seleccionar la opción «Importar desde nube«.
- en caso de no estar integrado y subir el fichero de manera manual, se debe seleccionar la opción «Cargar albarán» y en el desplegable seleccionar la opción «Importar» y a continuación subir el archivo desde el ordenador.
- en caso de no estar integrado y subir un fichero «Excel o csv» de manera manual, se debe seleccionar la opción «Cargar albarán» y en el desplegable seleccionar la opción «importar desde plantilla«.
Carga de envases #
En caso de tener los envases integrados con Polpoo, primero se debe tener configurado el apartado de envases para poder recibir la información por integración. Para ello se debe acceder a la configuración de la cuenta e ir a la sección «Productos» y seleccionar «Envases» en el menú. En la pantalla de la derecha, se deberá seleccionar la opción de «Envases integración«.
Al activar esta opción, se permitirá realizar la carga de envases desde el seguimiento y el chófer desde la app podrá seleccionar el tipo de envase que haya sido enviado mediante integración.
Una vez configurado, se puede proceder a la carga de envases desde el seguimiento de viajes. Para ello se debe seleccionar la opción «Cargar envases» y en el desplegable seleccionar la opción «Importar desde nube«, a continuación, habrá que esperar unos segundos a que se ejecute la carga.
Añadir clientes a la ruta #
Existe la posibilidad de añadir clientes a una ruta que ya ha salido en reparto, en caso de querer que el repartidor realice una recogida en un punto concreto o bien, lleve carga de más y pueda hacer más entregas, desde oficina se pueden añadir esos puntos. Para ello, se debe seleccionar el icono «+ Acciones» y en el desplegable escoger la opción «+ Añadir cliente«.
Seguidamente, se abrirá una tabla para poder seleccionar los clientes que se desean añadir, se deberá indicar la ruta donde se van a añadir, el tipo de servicio, si es entrega o recogida y, una observación en caso de ser necesaria.
Mover clientes de ruta #
En caso de querer hacer modificaciones en las rutas, ya sea porque un vehículo se ha estropeado y va otro a recoger los pedidos restantes o porque ha habido un error en la planificación y carga del vehículo, es posible mover clientes que no han sido finalizados.
Accediendo dentro de la ruta donde está situado el cliente que se desea mover, se selecciona la casilla ubicada en la primera columna de la izquierda y la opción Cambiar punto de ruta, a continuación, se abrirá un modal donde se deberá indicar la ruta donde se quiere mover ese cliente, para confirmar el cambio pulsa Cambiar.
Cancelar cliente en ruta #
Si necesitas cancelar un cliente mientras la ruta está en curso, debes acceder a la ruta correspondiente y marcar la casilla situada en la primera columna (a la izquierda) del cliente en cuestión. A continuación, selecciona la opción “Finalizar servicio”. El sistema mostrará un modal de confirmación para validar la acción.
Una vez confirmada, el chófer recibirá una notificación informándole de que el servicio ha sido cancelado y el punto quedará inhabilitado, impidiendo su ejecución desde la app. Esta funcionalidad es especialmente útil en situaciones en las que el cliente avisa de que no podrá recepcionar el pedido o solicita la cancelación antes de la entrega.
Detalle de la ruta #
En el detalle de la ruta, en la parte superior de la pantalla, se muestra un bloque resumen con la información principal de la jornada. Entre los datos visibles se incluyen:
- Fecha y hora de inicio de la ruta
- Facturación total asociada (sumatorio de los documentos incluidos)
- Carga total (peso y volumen)
- Kilómetros previstos o realizados
- Número de entregas pendientes
- Número de entregas finalizadas
- Devoluciones registradas
- Retrasos acumulados
Además, desde esta misma sección se puede acceder a distintas funcionalidades operativas, como:
- Abrir un chat directo con el repartidor
- Visualizar el recorrido realizado una vez finalizada la ruta
- Descargar la ruta de vuelta al ERP tras su finalización
- Descargar los albaranes asociados
- Realizar la subida de albaranes o envases (si la ruta aún está abierta)
También se muestra información identificativa de la ruta, como:
- Nombre de la ruta
- Repartidor asignado
- Matrícula del vehículo
- Ayudante o remolque, en caso de existir
Tabla de seguimiento y control horario #
En la parte inferior, la tabla de detalle ofrece una visión completa del desarrollo de la ruta. En ella se visualiza:
- Orden de los clientes según planificación
- Hora estimada de entrega
- Hora real de entrega
- Retraso acumulado
- Hora de llegada y salida en cada punto
- Tiempo de servicio o descarga
- Documentos asociados
- Gestión de devoluciones
- Cobros realizados
- Incidencias registradas
Además, el horario de llegada y salida del cliente se muestra en distintos colores según la puntualidad de la entrega:
- Azul: entrega realizada antes del horario de apertura.
- Verde: entrega realizada dentro de la franja horaria establecida.
- Rojo: entrega realizada fuera de horario (más tarde del horario de apertura o cierre).
Este sistema de colores permite realizar una lectura rápida e intuitiva del cumplimiento horario. Si se detectan múltiples entregas en rojo o diferencias significativas entre la hora de apertura y la hora real de entrega, puede indicar que las ventanas horarias registradas en el sistema no son correctas.
En estos casos, la pantalla no solo actúa como herramienta de seguimiento operativo, sino también como indicador de calidad del dato. Nos permite identificar posibles errores en los horarios configurados y corregirlos, lo cual es fundamental para que la optimización funcione de forma precisa y acorde a la realidad operativa.
Detalle del servicio #
Para acceder al detalle de un servicio, debes hacer clic en la última columna de la derecha, en el icono con forma de flecha. Al seleccionarlo, se desplegará la información completa asociada a ese punto de entrega.
En esta vista se muestra el estado del servicio y su evolución:
- Asignado: momento en el que el servicio fue planificado y asignado al repartidor.
- En proceso: instante en el que el repartidor llega al cliente y comienza la gestión de la entrega.
- Finalizado: momento en el que se completa el servicio y el repartidor abandona el punto.
- Pospuesto: indica que el chófer ha aplazado el servicio por el motivo que haya registrado.
En caso de servicio pospuesto, al hacer clic en el icono “+” se puede consultar el motivo indicado por el repartidor.
Pestaña Albarán #
Dentro del detalle también es posible visualizar:
- Cantidad de envases entregados y recogidos, junto con su tipología.
- Devoluciones registradas (si la funcionalidad está activa en la cuenta).
- Observaciones asociadas a cada devolución.
- Productos devueltos, mostrando:
- Código del producto
- Nombre
- Cantidad
- Unidad de medida
- Fotografía (si el chófer la ha añadido)
- Observación registrada
- Incidencias asociadas al servicio.
Si se desea consultar el detalle completo de una devolución, basta con hacer clic en el icono del ojo, donde se podrán visualizar las observaciones y las fotografías adjuntas.
Dentro del detalle del servicio, en la pestaña Albarán, es posible visualizar el documento asignado a ese punto de entrega junto con toda la información actualizada tras su ejecución.
En esta sección se pueden consultar:
- El albarán original asociado al servicio
- Las modificaciones realizadas durante la entrega (si las hubiera)
- Los productos efectivamente entregados
- Ajustes de cantidades
- El documento firmado por el cliente
- Evidencias asociadas, como la firma digital y, en su caso, fotografías adjuntas
Esta pestaña permite comprobar de forma detallada el servicio realizado, ofreciendo una trazabilidad completa del documento y validando que la entrega ha sido correctamente realizada.
Comunicación con los repartidores #
La comunicación con los repartidores puede realizarse directamente desde la plataforma web hacia la aplicación chófer, a través del chat integrado. Este chat está disponible en la parte superior de la pantalla (cabecera de Polpoo) y también puede abrirse accediendo al detalle de la ruta del repartidor correspondiente.
Desde ahí, es posible iniciar una conversación directa con él. Cualquier usuario con acceso a la web de Polpoo puede utilizar esta funcionalidad para comunicarse con el repartidor, permitiendo:
- Enviar mensajes escritos
- Adjuntar documentos
- Compartir fotografías
Las conversaciones quedan almacenadas durante el periodo configurado en el sistema. Además, existe la posibilidad de activar el envío por correo electrónico del registro de la conversación mantenida, lo cual es configurable desde el apartado de Configuración de la plataforma.
Para activar o gestionar esta opción, se debe revisar la documentación sobre la configuración correspondiente.
Notificaciones #
Las notificaciones se gestionan a través de la campana de la cabecera de Polpoo, al hacer clic en el icono se abre la pantalla con todas las notificaciones: facturas no cobradas, datos actualizados, avisos de sincronización, incidencias de liquidación, entre otras. Desde esta pantalla se pueden leer, gestionar y eliminar.
Consultar el recorrido de reparto #
Una vez finalizado el reparto y finalizada la ruta, en el seguimiento de viajes, en la parte superior de la pantalla aparece una acción nueva «Ver recorrido«. Esta acción permite visualizar el recorrido de la ruta planificada y asignada junto con el orden de entregas que ha realizado el chófer.
Al accionar el botón, se abre una pantalla donde se puede ver el recorrido, además, se puede visualizar los puntos que han sido entregados dentro del horario del cliente, aquellos que han sido entregados antes de su horario o aquellos que han sido entregados fuera de su horario y por lo tanto, con retraso. Los puntos respetan los colores que se muestran en los horarios de llegada y salida del cliente:
- Verde: Puntual, dentro de la ventana horaria.
- Rojo: con retraso, fuera del horario del cliente.
- Azul: con antelación, más pronto del horario de apertura del cliente.
- Gris: Cliente cancelado.
Además, también se registran las paradas realizadas dentro de la ruta y fuera de cualquier punto de cliente. Al pasar el cursor por encima del punto dará información sobre la hora y el tiempo de parada.
Devolución del reparto al ERP #
Para poder devolver al ERP toda la información de las rutas; en caso de estar integrado vía SFTP, para accionar la devolución de albaranes y facturas firmadas, cobros, envases, etc. una vez finalizadas las rutas, se debe ejecutar la devolución desde esta misma pantalla. Haciendo clic en el icono de los tres puntos, en el desplegable se debe seleccionar al opción Enviar a FTP todas, esta acción hará que la información se vuelque automáticamente en tu ERP. En caso de estar integrado vía API la devolución será automática una vez se finalicen las rutas.
También es posible hacer al devolución de manera individual, es decir por ruta individual, a medida que van finalizando ir devolviendo una a una al ERP para poder realizar las liquidaciones pertinentes.
Errores comunes Seguimiento > Seguimiento de viajes #
Quiero añadir un cliente una vez que la ruta está asignada ¿cómo puedo hacerlo? ¿tengo que volver a planificar la ruta? #
No es necesario volver a cargar ni repetir todo el proceso de planificación. Desde Seguimiento de viajes, accedemos a la ruta a la que queremos añadir el pedido haciendo clic sobre la línea correspondiente. Una vez dentro, se desplegará toda la información de la ruta y de los clientes que contiene. En la parte superior derecha encontraremos un botón naranja llamado + Acciones. Al hacer clic, aparecerán dos opciones, seleccionamos la opción Añadir cliente.
Se abrirá una ventana donde deberemos buscar el cliente que queremos incorporar. Una vez seleccionado, tendremos que indicar el tipo de servicio (recogida o entrega) y, si lo deseamos, añadir una observación. Cuando completemos la información, haremos clic en Añadir cliente.
La ventana se cerrará y el nuevo cliente aparecerá al final de la ruta. No es posible optimizar dado que lo que se está haciendo es un añadido de última hora, sin embargo, el chófer podrá decidir en qué momento realizar el servicio)
Por último, debemos ir a nuestro ERP y enviar a Polpoo el albarán asociado a este nuevo pedido. Para cargarlo, permanecemos dentro de la ruta en Polpoo y, en la parte superior derecha, hacemos clic en el botón Cargar albarán y lo subimos desde la nube.
Con estos pasos, el cliente quedará correctamente añadido a la ruta.
¿Por qué no aparece la hora de finalización del servicio si el chófer ya lo ha entregado? ¿Por qué aparecen clientes pendientes cuando el chófer ya los ha entregado? #
Debes asegurarte de que el chófer tenga conexión a internet. El chófer puede realizar entregas sin conexión, pero los cambios no se sincronizarán con Polpoo hasta que el dispositivo vuelva a tener acceso a internet. Una vez recupere la conexión, la información se actualizará automáticamente en el sistema.
¿Cómo puedo cambiar el chófer o vehículos a última hora? #
Es posible que necesites cambiar el vehículo o chófer a última hora, para ello no debes volver a realizar la planificación, simplemente accedes a la pantalla de seguimiento de viajes y accediendo dentro de la ruta que quieres cambiar el vehículo o chófer, justo encima de la cabecera de la tabla verás dos casillas donde aparece el nombre del repartidor, vehículo, ayudante, remolque.
Todos estos se pueden modificar en cualquier momento accediendo al lápiz que aparece justo al lado. Al realizar el cambio, estarás haciendo la modificación real en la ruta por lo que estarás dando acceso a la ruta en la app al repartidor que selecciones.
