¿Qué son los maestros? #
Los maestros básicos son los pilares fundamentales que permiten el correcto funcionamiento de Polpoo. En esta sección se configuran los tres elementos esenciales para cualquier operativa logística:
- Usuarios, que representan al personal implicado en el proyecto, desde planificadores logísticos, personal de tráfico, administrativos y gerentes, hasta los repartidores.
- Vehículos, donde se da de alta toda la flota que se utilizará en las rutas.
- Proveedores, se entiende como cualquier empresa externa que suministra bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la actividad logística. Esto incluye, entre otros, suministros como carburante, líneas telefónicas, equipos de protección individual (EPIs), u otros elementos que intervienen directa o indirectamente en el ciclo logístico.
¿Cómo crear un usuario? #
- En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón naranja “+ Crear usuario”.
- Se abrirá la ficha de creación del usuario.
- Rellena los datos obligatorios solicitados.
- Añade el ID de usuario para que corresponda con el identificador del ERP, garantizando la correcta vinculación entre ambos sistemas y evitando duplicidades o errores de sincronización
- Indica un correo electrónico para el usuario.
Este correo puede ser real o inventado, ya que Polpoo no envía comunicaciones; se utiliza únicamente como dato de acceso a la plataforma. - Designa el rol del usuario, que determina los permisos de acceso tanto en la plataforma como en la app:
- Admin compañía: Usuario con control total sobre la plataforma. Puede gestionar usuarios, clientes, rutas, configuración general y permisos.
- Tráfico: Acceso a las funciones de planificación y seguimiento de rutas. Se encarga de organizar el reparto diario y supervisar la ejecución.
- Chófer: Acceso exclusivo a la app de Polpoo, donde visualiza sus rutas asignadas y ejecuta los servicios durante el reparto.
- Técnico/CRM: Rol destinado a integraciones técnicas y uso de la API de Polpoo. No interviene en la operativa diaria de reparto.
- SAC: Acceso a rutas asignadas, histórico de rutas y gestión de clientes. Orientado a tareas de atención y soporte al cliente.
- Chat: Permite al usuario comunicarse directamente con los chóferes desde la plataforma a través del módulo de chat.
- Ayudante de chófer: Rol utilizado para dar de alta a los ayudantes que acompañan al chófer durante la realización de las rutas.
- Almacén: Acceso a funciones relacionadas con la operativa de almacén, vinculadas a la gestión de cargas y descargas.
- Comercial: Rol informativo. Permite al usuario visualizar informes relacionados con pedidos, reparto y actividad comercial, sin capacidad operativa. Sólo disponible para el Módulo de Comunicación.
- Verificador de carga: Usuario encargado de verificar que la carga del vehículo sea correcta antes de la salida a reparto. Sólo disponible para el Módulo de Almacén.
- Preparador de carga: Rol destinado a la preparación de la mercancía para la carga y descarga de los vehículos. Sólo disponible para el Módulo de Almacén.
- Completa, si es necesario, los datos complementarios del usuario y haz clic en «crear» al final de la ficha.
Puedes añadir también un avatar asociado al usuario, así como determinar si se trata de un usuario autónomo o asalariado de la empresa.
Una vez creado el usuario, se habilitarán tres pestañas para completar y consultar información adicional.
Pestaña Actividad #
En esta pestaña puedes configurar:
- Horario laboral del usuario: Define los días y horas de trabajo. Esta configuración permite controlar las horas trabajadas y diferenciarlas de las horas externas, especialmente útil si se activa el módulo de costes.
- Inicio y fin de ruta alternativo: Permite establecer una dirección distinta al almacén para el inicio y/o fin de la ruta. Opción habitual en trabajadores autónomos.
- Integración con tacógrafo: Posibilidad de conectar el tacógrafo mediante integración, siempre que la empresa disponga de este sistema.
Para activarlo, es necesario contactar con el equipo técnico de Polpoo.
Una vez completados los campos, haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios.
Pestaña Ajustes #
En esta pestaña puedes configurar:
- Carnets de conducir: Da de alta los permisos de conducir con los que la empresa trabaja y selecciona el tipo de permiso de conducir que posee el usuario e indica la fecha de caducidad de cada uno.
- Otros carnets: Da de alta otros carnets o certificaciones del usuario (por ejemplo, permisos especiales), indicando igualmente su fecha de caducidad.
Una vez completados los campos, haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios.
Pestaña Documentación #
En esta pestaña puedes digitalizar y centralizar toda la documentación asociada al usuario:
- Carga de documentación: Permite subir documentos relacionados con el empleado, como carnets, certificados, acreditaciones u otros documentos relevantes.
- Clasificación de documentos: Cada documento se registra indicando su tipo y nombre, lo que facilita su identificación y ordenación posterior.
- Control de fechas: La plataforma registra automáticamente la fecha de subida de cada documento, permitiendo llevar un histórico actualizado.
- Añadir nuevo documento: Haz clic en “+ Añadir otro documento” para incorporar nuevos archivos.
Errores comunes Maestros > Usuarios #
No puedo crear más usuarios #
- Es posible que hayas alcanzado el límite de usuarios contratado. En caso de necesitar más, ponte en contacto con soporte técnico o tu formador responsable para que te ayude a proceder con el aumento de usuarios.
- Es posible que no tengas el rol «Administrador de la compañía» y por lo tanto no tienes permisos para crear usuarios. Otra opción puede deberse a tener demasiados roles activados. Tener el rol de «Administrador de la compañía» junto con otros roles inferiores activos como «Tráfico«, «SAC«, pueden generar conflicto entre ellos y por lo tanto impedir funciones como las de crear usuarios o vehículos e incluso limitaciones a ciertas pantallas de la plataforma.
No puedo añadir el ID de ERP #
Cuando se añade el identificador del ERP se debe hacer clic en » + añadir ID de ERP » para que éste se guarde correctamente y, además, se debe hacer clic en guardar al final de la página.
No puedo añadir el email al usuario #
En caso de no poder añadir el email es posible que el email que estés intentando añadir ya haya sido añadido previamente a otro usuario y este se encuentre inactivo y por esa razón no se admita ese mismo email. Recuerda que el email aunque sea inventado debe ser único para cada usuario.
